Um projeto em andamento no Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região (TRT 4), no Rio Grande do Sul, está mapeando os procedimentos internos da Instituição. O objetivo da iniciativa é identificar pontos críticos nos fluxos de trabalho e propor soluções para que as atividades sejam realizadas de forma mais eficiente, despendendo menos tempo e recursos. Vinculado ao Planejamento Estratégico do TRT4, o projeto “Mapeamento de Processos” tem assessoria da Escola de Engenharia da UFRGS e está sendo desenvolvido em conjunto com a Assessoria de Gestão Estratégica do Tribunal (AGE).
O projeto iniciou em setembro de 2011. Nas primeiras etapas, os consultores, após análise dos grandes conjuntos de atividades do TRT, definiram, com algumas áreas e com a Assessoria de Gestão Estratégica, os macroprocessos do Tribunal, assim como os processos e seus subprocessos. Para efeitos de mapeamento, “processo” pode ser entendido como qualquer atividade que recebe uma entrada, agrega valor (utilizando recursos da organização) e gera uma saída para um cliente interno ou externo.
Processos originários – O trabalho identificou 11 macroprocessos. Os dois principais estão relacionados à atividade-fim e denominam-se “Processos Originários no Primeiro Grau” e “Processos Originários no Segundo Grau”. Em torno deste eixo principal, estão nove macroprocessos de apoio: Gestão da Tecnologia de Informação, Comunicação Institucional, Planejamento e Coordenação Geral, Gestão de Pessoas, Orçamento e Finanças, Controle Interno, Gestão de Suprimentos e Serviços, Gestão da Saúde e Serviços de Apoio.
Esses macroprocessos subdividem-se em 30 processos, que, por sua vez, abarcam 84 subprocessos. Este é o cenário que guia os mapeamentos.De acordo com o professor Francisco José Kliemann Neto, coordenador da consultoria, a identificação dos processos permite uma visão horizontal no organograma do TRT4. Afinal, muitas vezes eles envolvem recursos – materiais e humanos – de mais de um setor. É analisado o caminho que os processos percorrem em um ou mais departamentos, identificando-se eventuais gargalos que possam ser eliminados.
“Quando analisamos um processo, verificamos o tempo despendido, o valor que ele agrega ao contexto em que está inserido, assim como os recursos utilizados. Sendo necessário, propomos ação para racionalizar o procedimento. Essa otimização resulta em mais eficiência e celeridade”, aponta Kliemann.O diretor de secretaria da 28ª Vara do Trabalho de Porto Alegre, José Fernando Valls, explica que, no primeiro grau, a proposta é encontrar e eliminar os “tempos mortos” da tramitação dos processos trabalhistas, agilizando o seu andamento.
“Existem os prazos determinados por lei, que obrigatoriamente devemos esperar. Porém, há outros que se estendem mais que o necessário devido a uma prática que pode ser melhorada na unidade. É isso que o projeto pretende identificar e aperfeiçoar”, conta o diretor. Nessa tarefa, a consultoria também utiliza como base o relatório do projeto “Agilização dos Atos Processuais”, cujo magistrado responsável foi o juiz auxiliar da Corregedoria, Ricardo Fioreze.
Tempos mortos – Desenvolvido internamente no TRT4, o estudo identificou “tempos mortos” na tramitação de processos neste Regional, utilizando uma amostra de 224 ações trabalhistas. Conforme José Fernando, as peculiaridades de cada Vara do Trabalho estão sendo consideradas, mas o objetivo é estabelecer uma padronização mínima em certas rotinas, com a adoção de experiências bem-sucedidas em uma ou mais secretarias, como propõe o recém-lançado Banco de Boas Práticas.
O secretário-geral de Coordenação Judiciária do TRT4, Onélio Soares Santos, salienta que praticamente todos os procedimentos no segundo grau são mandatórios, ou seja, previstos em lei. “O mapeamento e a consultoria nos ajudarão a encontrar os melhores caminhos para cumprir a lei, eliminando práticas desnecessárias e identificando atalhos”, diz Onélio.
A consultoria deverá se estender até agosto. A equipe da UFRGS analisará, por inteiro, os dois macroprocessos da área judiciária e o de Suprimento e Serviços. Este foi priorizado na área administrativa devido à sua intersecção e contato com diversas áreas da Instituição. “A expectativa é de que o estudo nos aponte possibilidades de melhorias em rotinas de trabalho”, diz o coordenador de Material e Logística do TRT4, Sandro Schiavon.
Também serão mapeados um subprocesso de cada um dos demais macroprocessos. Os demais subprocessos não abrangidos pela assessoria da UFRGS serão realizados por uma equipe interna, com apoio da Assessoria de Gestão Estratégica.
Do TRT 4
