O Tribunal Regional Eleitoral de São Paulo (TRE-SP) está criando um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) em parceria com o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict) com o objetivo de preservar materiais digitais e manter o acesso ao acervo a longo prazo. O repositório usa as mesmas práticas do arquivo de papel, mas funciona em meio digital. O Ibict é ligado ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação, responsável pelo aperfeiçoamento e desenvolvimento de recursos e de infraestrutura de informação científica e tecnológica.
De acordo com a Seção de Gestão de Documentos Eletrônicos (Segdoc) do TRE-SP, o repositório busca assegurar que documentos digitais sejam conservados e atualizados conforme a evolução tecnológica, de forma que, mesmo ocorrendo mudanças de formatos (doc, pdf, txt, jpg, tiff etc.) ou de sistemas (Microsoft, Linux), os arquivos continuem acessíveis e íntegros no futuro. “No arquivo do Judiciário, nós temos que garantir que uma petição que deu entrada é rigorosamente a mesma que foi preservada. Por isso, o termo repositório digital confiável”, explica o servidor Démerson Dias.
O repositório preservará dois tipos principais de arquivos: os documentos de longa guarda, que precisam ser preservados por um tempo prolongado, como informações de Recursos Humanos (RH), que têm conservação definida de 100 anos; e materiais de guarda permanente, que precisam estar à disposição da sociedade por tempo indeterminado.
“Esses são os principais desafios. Na história da humanidade, documentos em papel ou couro sofreram deterioração. Os dados digitais são ainda mais voláteis e precários. Por isso, os setores que tratam de arquivologia em diversos países, inclusive o Brasil, definem normas e condições para a preservação”, argumenta Dias.
O servidor acrescenta que a partir da implantação do RDC-Arq, o TRE-SP terá condições de preservar informações institucionais e judiciais para acesso no futuro. “Nesse contexto, estão previstas também soluções para dar publicidade à sociedade das atividades e decisões do Tribunal, aperfeiçoando a prática de publicidade e transparência”, afirma Dias.
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) determinou que os órgãos do Judiciário buscassem soluções para preservação digital. A parceria do TRE-SP com o Ibict foi formalizada em dezembro passado por meio de um Termo de Execução Descentralizada, instrumento que regula a transferência de créditos entre órgãos e entidades para a execução de atividades de interesse recíproco. Foi a primeira vez que o tribunal celebrou esse tipo de convênio.
O repositório de arquivos será criado a partir do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) do TRE-SP. Para o juiz eleitoral Carlos Alexandre Böttcher, coordenador da Comissão de Gestão da Memória do TRE-SP, o convênio “é fundamental para preservação da Memória da Justiça Eleitoral, pois o SEI é um dos principais sistemas usados pelos tribunais eleitorais e é necessário que seja feita a gestão desses documentos eletrônicos para a seleção e destinação final para a guarda permanente ou eliminação”. Ademais, “os produtos em estudo pelo convênio com o IBict poderão ser futuramente replicados por outros órgãos da Justiça Eleitoral e de outros ramos do Judiciário, a partir da Plataforma Digital do Poder Judiciário (PDPJ), colocando o TRE-SP em grande destaque no cenário nacional”, acrescentou o juiz Böttcher. “Vamos utilizar a tecnologia desenvolvida em parceria com o Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT), que ajudou a desenvolver o modelo de preservação Hipátia e também o modelo Barrapress, que ajuda no pareamento e empacotamento das informações a serem enviadas para preservação”, detalha Dias.
Atualmente, o projeto, que tem duração de 36 meses, está na fase de reuniões preparatórias para estudos e diagnósticos. O trabalho é coordenado por um grupo multidisciplinar com servidores das áreas de tecnologia da informação e de gestão documental. A parceria com o Ibict foi uma solução encontrada pelo TRE-SP depois de cerca de dois anos de estudos, pesquisas e cursos.
Fonte: TRE-SP
