Cerca de 8,7 toneladas de papeis (1,8 mil caixas) provenientes de processos administrativos, judiciais e documentos antigos armazenados no Arquivo Central – que não possuem interesse jurídico e histórico serão analisados conforme a tabela de temporalidade para posterior descarte. A força-tarefa iniciou, nessa terça-feira (15/10), pela área administrativa, mas envolverá todos os setores que possuírem documentos arquivados. No estado do Mato Grosso, o montante ultrapassa as 340 mil caixas de documentos.
Essa é a segunda parte do processo que já descartou 2,5 toneladas de papel na fase de saneamento do arquivo. O projeto tem ainda outros três passos que devem ser finalizados até 2020: aplicar a tabela de temporalidade – classificar os documentos de acordo com o tempo; solução de gestão documental, decidir qual a melhor medida a ser adotada com os documentos que precisam continuar arquivados, e, por fim, implantação da política de gestão documental, que é estabelecer prospecção para o futuro.
A iniciativa também vai ajudar a desobstruir o espaço físico do tribunal e na economia dos custos de manutenção. “Temos 22 mil caixas para análise de documentos e aplicação da tabela. Quase 2 mil caixas de papeis que serão descartadas para a reciclagem. Isso otimizará o espaço físico que atualmente é alocado para guarda-los. O começo dessa segunda fase inicia hoje, mas todas as áreas que tem arquivo virão analisar seus documentos. A medida também foi encaminhada via circular para todas as 79 comarcas do Estado e o trabalho será feito em todos elas”, ponderou a diretora administrativa do TJMT, Bruna Penachioni.
Os procedimentos adotados pelo Judiciário visam à melhor organização e arquivamento dos documentos produzidos e, também, a redução de custos com armazenamento desses materiais. A medida também está de acordo com as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), e embasada na Lei n. 8.159/1991 e na Recomendação n. 37/2011 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
Existem alguns critérios para a seleção de documentos que serão descartados. O primeiro deles se refere à temporalidade vencida, de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada (TTDU); o tempo varia conforme o tipo de documentação. Por exemplo, os oriundos dos Juizados Especiais podem ser descartados após 90 dias, enquanto os que se referem à frequência de servidores só podem ser eliminados após 100 anos. Já os processos de adoção são permanentes.
A nova fase é um marco, pois é o início da eliminação do excesso de papel da rotina do Poder Judiciário. É também uma nova mentalidade de trabalho, de acordo com o gerente setorial de licitação, Fernando Batista. “São ações de modernização que passam pela mudança física e pela adoção do nosso sistema próprio de processo eletrônico. O objetivo no futuro é não possuir esses documentos arquivados fisicamente, uma vez que temos o Processo Judicial Eletrônico e o Controle de Informações Administrativas (CIA) que são sistemas digitais”, contou.
Além da economicidade de espaço e recursos públicos, a medida visa a destinação sustentável do material. Após a aplicação da tabela de temporalidade será licitado uma empresa para a reciclagem do papel.
Fonte: Coordenadoria de Comunicação do TJMT
