Na primeira semana de implantação da ferramenta Digitaliza, que está em fase de experimentação no Fórum Regional de Mangabeira, 511 processos físicos já foram migrados para Processo Judicial eletrônico (PJe). Nesta segunda feira (12), o diretor de Gestão Estratégica e a gerente de Projetos do Tribunal de Justiça da Paraíba, Tony Márcio Leite Pegado e Ana Caroline Leal, respectivamente, se reuniram com o diretor do Fórum, juiz Meales Medeiros de Melo, a fim de fazer um levantamento da experiência, conferindo o andamento dos trabalhos e avaliando possíveis mudanças para aprimorar o processo de digitalização.
A meta é a digitalização de 6.200 processos em pouco mais de dois meses. A atividade foi dividida em ciclos, para fins de acompanhamento da eficiência do projeto, e a migração de 511 processos foi o resultado do primeiro ciclo. Segundo Tony Márcio, a partir da experiência do projeto-piloto no Fórum de Mangabeira, conforme seja modelado o processo de trabalho, será produzido um manual para orientar ao efetivo funcionamento do procedimento de digitalização, a fim de possibilitar a expansão da ferramenta para outras unidades judiciárias.
Conforme expressou o juiz Meales Medeiros, a primeira semana foi de aprendizado em relação ao Digitaliza, com correções e ajustes nos planejamentos que haviam sido feitos na ferramenta e no fluxo de trabalho. O magistrado explica que, por se tratar da fase de experimentação, a finalidade não é só virtualizar os processos físicos, mas, também, encontrar formas de gerenciar e acompanhar o projeto, com o propósito de levantar informações e dados que possam ser aplicados nas futuras expansões da ferramenta. Ele ressaltou a importância do empenho de toda a equipe envolvida na atividade, o que tem favorecido o bom andamento do processo de digitalização.
“É um gerenciamento colaborativo, com a participação dos servidores que, à medida que utilizam a ferramenta, vão sugerindo melhorias e estabelecendo metas para a digitalização. Isso envolve, também, o engajamento das Diretorias de Gestão Estratégica e de Tecnologia da Informação do TJPB, especialmente pelo contato direto com o analista Samuel de Aguiar Rodrigues (desenvolvedor do Digitaliza), que tem sido muito solícito, no sentido de implementar as nossas sugestões e nos apoiar nas necessidades que vão surgindo”, esclareceu.
No entanto, apesar de se tratar de uma fase de testes, os resultados foram considerados positivos. “Foi, também, uma semana de muito êxito naquilo que toda a equipe se propôs a fazer. Apesar de algumas dificuldades e imprevistos na rotina, já conseguimos virtualizar mais de 500 processos. Isso equivale, basicamente, a uma das varas de família do Fórum de Mangabeira. Para nós, é um resultado muito expressivo, além do que esperávamos para a primeira semana”, afirmou o diretor do Fórum.
A cada dia, cerca de 130 processos físicos são enviados do cartório para a equipe de virtualização, que é composta por 10 servidores. Cada lote leva, no máximo, dois dias úteis no procedimento de digitalização, até que seja encaminhado ao sistema do PJe. A metodologia envolve a higienização dos feitos, digitalização, ordenamento, validação, indexação e, por fim, a importação.
Para o juiz Meales Medeiros, o reflexo de todo esse trabalho já pode ser notado no espaço físico do cartório, o que tem entusiasmado os servidores. “Os primeiros resultados já nos deixaram muito animados para o cumprimento da meta que temos daqui para a frente. Já podemos ver prateleiras vazias no cartório de Mangabeira, e, isso, é muito satisfatório”, declarou.
Fonte: TJPB
