Orientações sobre Tópicos Específicos

Definições pertinentes à atuação da Ouvidoria do Conselho Nacional de Justiça.

Dentre as manifestações recebidas na Ouvidoria, aquelas que são encaminhadas às Ouvidoria dos Tribunais passaram a compor os quesitos de apuração para a concessão do prémio Selo Justiça em Números. O regulamento do Prêmio CNJ de Qualidade prevê que, os Tribunais devem “responder, em até 30 dias e com caráter resolutivo, às demandas encaminhadas ao Tribunal pela Ouvidoria do CNJ, em conformidade com a Lei no 13.460/2017, que dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração”.
Decorre daí a necessidade de estabelecer definição para o que se entende como resposta em “caráter resolutivo”. Para estabelecer tal critério, é necessário considerar a natureza da demanda, que no âmbito da Ouvidoria do CNJ podem ser classificados como informação, reclamação, denúncia, elogio, sugestão e solicitação.

Para os efeitos desse trabalho, entendemos pertinente definir:

– informação: conjunto de dados e conhecimentos organizados, que possam constituir referências sobre um determinado assunto. E ainda, nos termos da Lei 12.527/2011, dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;

– reclamação: demonstração de insatisfação relativa a prestação de serviço público;

– denúncia: comunicação de prática de irregularidade ou ato ilícito cuja solução dependa da atuação dos órgãos apuratórios competentes;

– elogio: demonstração de reconhecimento ou satisfação sobre o serviço oferecido ou atendimento recebido;

– sugestão: apresentação de ideia ou formulação de proposta de aprimoramento de políticas e serviços prestados;

– solicitação: pedido para adoção de providências por parte do órgão público.
Em relação a cada tipo de manifestação, a resposta resolutiva pode ser entendida como:

– Informação: a resposta resolutiva conterá fornecimento da informação solicitada, sempre que for possível fornecê-la nos termos da lei, ou dos meios para que o usuário posse obtê-la; ou comunicação de que não possui a informação, indicando, se possível, qual o órgão que a detém, ou mesmo remetendo a esse órgão.

– Elogio: a resposta resolutiva conterá informação sobre o encaminhamento e cientificação ao agente público ou ao responsável pelo serviço público prestado, e/ou à sua chefia imediata; ou orientação sobre os meios adequados para formulá-la, quando não for atribuição da Ouvidoria.

– Reclamação: a resposta resolutiva conterá informação objetiva acerca do fato apontado, com o encaminhamento à autoridade responsável, e sobre os desdobramentos a serem adotados; ou sobre o seu arquivamento; ou a indicação dos meios adequados para o seu registro, quando não for de atribuição da Ouvidoria. A resposta informando do mero encaminhamento ao setor responsável, sem análise mínima da demanda e/ou sem indicação de prazo para resposta, não será considerada como resposta resolutiva.

– Sugestão: a resposta resolutiva conterá informação do encaminhamento à autoridade responsável, que se manifestará acerca da possiblidade de acolhida para análise ou da adoção da medida sugerida.

– Denúncia: a resposta resolutiva da denúncia conterá informação sobre o seu encaminhamento aos órgãos apuratórios competentes e sobre os procedimentos a serem adotados; ou sobre o seu arquivamento; ou a indicação dos meios adequados para o seu registro, quando não for de atribuição da Ouvidoria.

– Solicitação: a resposta resolutiva conterá informação sobre o seu encaminhamento aos órgãos competentes e sobre os desdobramentos a serem adotados; ou sobre o seu arquivamento; ou a indicação dos meios adequados para o seu registro, quando não for de atribuição da Ouvidoria.

PRÊMIO CNJ 2025 – SNA

A fim de dirimir as dúvidas sobre os art. 10.º, X, que tratam de questões de adoção e acolhimento, seguem orientações para extração dos dados do SNA, pelos gestores do Sistema:

1. Tendo em vista que o SNA possui informações sigilosas, os setores de estatísticas dos Tribunais devem solicitar seu acesso diretamente aos administradores estaduais, em regra as Coordenadorias da Infância e Juventude, Comissões Judiciárias de Adoção ou as Corregedorias de Justiça, como determina a Resolução CNJ n.º 289/2019;
2. Serão considerados como ativos apenas os processos tramitando em 1º grau. Os processos sentenciados, ainda que em grau de recurso, serão considerados nas estatísticas de sentenciados, e não do “tramitando”;
3. Para a reavaliação do acolhimento, serão considerados todos os registros de crianças e adolescentes ativos(as), cuja situação no SNA seja acolhido(a);
4. Para crianças ou adolescentes estrangeiros, não será obrigatório o preenchimento do campo CPF;
5. Conforme Resolução n.º 289/2019 do CNJ, no SNA devem ser inseridas no Sistema TODAS as adoções de crianças e adolescentes, incluindo as intuitu personae, que ocorrem sem consulta ao cadastro de pretendentes;
6. Para fins de controlo se prazo, serão considerados os processos de adoção pelo cadastro em tramitação, excluindo as adoções intuitu personae e os processos de adoções pelo cadastro em que haja recurso na própria adoção ou no processo de destituição do poder familiar, desde que os recursos estejam devidamente cadastrados no SNA;
7. O CNJ não disponibilizará listas em formato aberto do SNA. Os Tribunais podem utilizar o botão GERAR RELATÓRIO, que trará em formato excel todas as crianças com o filtro selecionado.

Art. 10º, X:

a)  Reavaliação de acolhimento:

a.1) acima de 98% dos acolhimentos que estão há mais de 3 meses no SNA e que tiveram reavaliação do acolhimento nos 90 dias subsequentes (20 pontos);

a.2) de 90% a 98% dos acolhimentos que estão há mais de 3 meses no SNA e que tiveram reavaliação do acolhimento nos 90 dias subsequentes (10 pontos).

     No dia 31 de julho de 2025, será retirada a lista de todas as crianças e adolescentes na situação ACOLHIDOS no SNA, com data de início do acolhimento até 30 de abril de 2025. Os acolhidos após 30/04/2025 não serão avaliados.

Para localizar todos os acolhidos em seu Tribunal que precisam ser reavaliados ou inativados até 31/07/2025:

1. No menu ACOLHIMENTOS, selecione:
2. Status: todos os ativos;
3. Registros entre: data de acolhimento 01/01/0001 a 30/04/2025;
4. Todas as crianças da lista devem ser REAVALIADAS ou dado o andamento respectivo, que implique em seu DESLIGAMENTO (reintegração, guarda, adoção etc.);
5. É possível baixar a lista, pelo botão “gerar arquivo”.

b) Prazos (20 pontos):

b.1) acima de 80% dos processos de adoção pelo cadastro do SNA que tramitam há 240 dias ou menos (10 pontos);

 b.2) acima de 80% dos processos de destituição do poder familiar no SNA que tramitam há 120 dias ou menos (10 pontos).

Os pontos (b.1) e (b.2) são cumulativos.

     No dia 31 de julho de 2025, será retirada a lista de todas as crianças e adolescentes na situação EM PROCESSO DE ADOÇÃO PELO CADASTRO, que estejam aguardando julgamento do processo de adoção. Os processos em que tenha sido informado o andamento JULGADO COM RECURSO, na adoção, não serão considerados para o cálculo. Serão removidas as crianças e adolescentes que estejam em processo de adoção e que tenham os processos de destituição do poder familiar na situação JULGADO COM RECURSO.

     Igualmente, no dia 31 de julho de 2025, será retirada a lista de todas as crianças e adolescentes ativas com processos do tipo DESTITUIÇÃO DO PODER FAMILIAR na situação AGUARDANDO. Os processos em que tenha sido informado o andamento JULGADO PROCEDENTE, JULGADO EXTINTO OU JULGADO COM RECURSO não serão considerados para o cálculo. 

     Para localizar as crianças e adolescentes EM PROCESSO DE ADOÇÃO PELO CADASTRO:

1. Acesse o menu CRIANÇAS E ADOLESCENTES, selecione:
2. Status: todos os ativos;
3. Tipo: apenas Adoção pelo cadastro;
4. Situação: em processo de Adoção pelo cadastro;
5. Na aba dados da criança, na nacionalidade, coloque na opção selecionar;
6. Clique em pesquisar;
7. A lista será maior que a apurada no prêmio, pois já descontamos os processos com recursos. Todas as adoções das crianças da lista devem ser JULGADAS (como ou sem recurso). O recurso da DPF também é capaz de remover a criança da lista final;
8. É possível baixar a lista, pelo botão “gerar arquivo”.

Para localizar as crianças e adolescentes COM PROCESSO E DESTITUIÇÃO

1. No menu CRIANÇAS E ADOLESCENTES, selecione:
2. Status: todos os Ativos;
3. Situação: marcas os abaixo:
   1. Em Processo de Adoção pelo Cadastro;
   2. Em Processo de Adoção por Busca Ativa;
   3. Sob Guarda;
   4. Acolhido;
   5. Falecimento;
   6. Evadido;
   7. Não Identificado.
4. Na aba dados da criança, na nacionalidade, coloque no selecionar;
5. Na aba dados do processo selecione:
   1. Tipo de Processo: destituição do poder familiar;
   2. Situação: aguardando;
6. Todas os processos de destituição das crianças e adolescentes da lista devem ser JULGADOS (como ou sem recurso);
7. É possível baixar a lista, pelo botão “gerar arquivo”.

c) Cadastro de CPF

c) Cadastro de CPF: acima de 90% das crianças e dos(as) adolescentes acolhidos(as) há mais de 30 dias que tenham o CPF cadastrado (20 pontos).

Para localizar as crianças e adolescentes em relação ao CPF:

1. No menu CRIANÇAS E ADOLESCENTES, selecione:
2. Status: todos os Ativos;
3. Apenas na condição: documentação não informada há mais de 30 dias;
4. Na aba dados da criança, na nacionalidade, coloque no selecionar;
5. A seguir some com:
   1. Apenas na condição: documentação não informada com prazo a vencer;
   2. Na aba dados da criança, na nacionalidade, coloque no selecionar.
6. Para fins do prêmio usaremos apenas a primeira lista, mas a segunda lista ajuda a verificar os que irão vencer até o dia de coleta de dados do prêmio. Até o dia 31/07/2025, todas as crianças ou adolescentes listados precisam ter o CPF ou serem desacolhidos;
7. É possível baixar a lista, pelo botão “gerar arquivo”.

Em relação ao artigo 9°, VII da Portaria n° 411 de 02/12/2024, que trata sobre a Gestão de Memória e Gestão Documental, informa-se que a listagem de eliminação de documentos, o edital de ciência de eliminação e o termo de eliminação deverão, sempre que possível, observar os anexos do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. Contudo, considerando as peculiaridades de cada tribunal e cada ramo de justiça, para fins de premiação serão exigidos apenas os requisitos estabelecidos na Portaria do Prêmio, que são os esquematizados a seguir:

Sobre os questionamentos em relação à qual versão do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário deve ser utilizada, informa-se que para os editais produzidos até a data da publicação da 3ª Edição do Manual (05/12/2024), aplicam-se os modelos dos anexos da 2ª edição do Manual. Já para os editais produzidos após o lançamento da 3ª Edição, deverá ser observada a equivalência dos anexos entre as duas edições conforme quadro a seguir:

Etapas da eliminação: