No Tribunal de Justiça SP, a Coordenadoria de Gestão Documental cuida da preservação de documentos que contam a história de São Paulo e do Judiciário, além de promover o descarte seguro de processos.
Em 2016, foi estabelecido um “corte cronológico” para que se fizesse a guarda permanente de todos os processos e documentos produzidos, recolhidos ou recebidos pelo Tribunal de Justiça de São Paulo datados até 31/12/1940, tendo em vista a preservação da história e da memória da instituição e da própria sociedade, além de várias classes de processos que possuem determinação legal para guarda permanente, conforme normatização do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Essa documentação está recolhida em local próprio, arquivada em salas com adequadas condições de luz, temperatura e umidade.
Além disso, existe a Reserva Técnica, local onde são guardados documentos que contenham informação destacadamente relevante ou de alto valor institucional. São selecionados processos históricos de grande importância. Ali, estão documentos referentes à elite cafeeira do século XIX, à Revolução de 1932, ao Esquadrão da Morte, à primeira cirurgia de mudança de sexo no Brasil, a crimes famosos., que descrevem e retratam pessoas, personagens, patrimônios, relações econômicas, costumes, objetos, crenças e valores de várias épocas e momentos históricos.
Gestão documental é uma ciência voltada, exclusivamente, para a conservação. Mas para conservar, é preciso eliminar. Aquele que guarda tudo, não guarda nada. Por isso, os órgãos públicos estão mudando a postura de acumuladores pela de gestores de documentos e, para isso, utilizam ferramentas sistêmicas de arquivo e de conservação. Estatísticas apontam que entre 2% e 5% dos documentos arquivados em instituições públicas merecem a guarda permanente. O restante do acervo é formado por documentos repetitivos, que podem ser eliminados.
Para todos os processos datados a partir de 1941, existem procedimentos para seleção e descarte. São elaborados filtros de pesquisa, elencando lotes de processos, separados pelo assunto e temporalidade vencida para aquele caso – exemplo: selecionar um lote com todos os processos de execuções fiscais com a temporalidade já vencida para esse assunto – cinco anos após a baixa para arquivamento – e executar a seleção, desarquivamento e descarte para eliminação.
Quando do descarte, é publicado edital informando à sociedade os processos que serão eliminados. No prazo de 45 dias, as partes integrantes de cada processo, advogados, promotores ou qualquer pessoa pode solicitar a guarda de um ou mais processos que constem da lista e, em caso de mais de um pedido para cada processo, pode-se fornecer cópias dos mesmos. Até o mês de maio, foram publicados 13 editais. Em todos eles, houve pessoas que solicitaram guardas de processos.
Os autos são eliminados por uma empresa terceirizada – sob a supervisão de funcionários do Tribunal – e transformados em aparas de papel para a reciclagem, a fim de não impactar o meio ambiente, obedecendo aos critérios determinados pela legislação vigente. O Tribunal descartou, no ano de 2015, mais de 20 mil processos em papel. Entre 2016 e 2017, estima-se descartar mais 47 mil, aproximadamente.
A coordenadoria também possui um laboratório de preservação e recuperação documental. No local é feita limpeza, desmetalização e pequenas intervenções. Sempre que um documento é recebido para guarda definitiva e se verifica que necessita de reparos quanto à sua conservação, ele é encaminhado ao laboratório. Mas, processos de qualquer unidade judicial ou administrativa podem ser atendidos pelo laboratório.
Fonte: TJSP
