Equipe de Gestão de Dados aprimora administração da Justiça Federal paulista

Post publicado:21 de maio de 2021
Categoria do post:Notícias CNJ / Agência CNJ de Notícias

Subsecretária Gisele Fessore, juiz Caio Moisés (esquerda) e o servidor Cesar Soares destacam importância da Equipe de Gestão de Dados. Fotos: Arquivo Pessoal

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Sempre que a área administrativa da Justiça Federal de São Paulo, unidade do Tribunal Regional Federal da 3ª Região (TRF3), precisava de informações em variadas áreas de trabalho, tinha dificuldades. Lentidão no levantamento e falta de confiança para tomada de decisões atrapalhava o dia a dia.

Para mudar esse quadro, em 2018, foi criada a Equipe de Gestão de Dados (EGD) do Laboratório de Inovação da Justiça Federal de São Paulo (iJuspLab). O objetivo era – e ainda é – disseminar a cultura de gestão de dados na administração do órgão, prestar consultoria interna e desenvolver projetos, especialmente relacionados à coleta, extração e integração de informações e a criação de relatórios gerenciais. Desde então, mais de 50 projetos, que envolvem áreas como meio ambiente e sustentabilidade, gestão e recursos humanos, foram desenvolvidos.

A equipe, que funciona por meio de trabalho voluntário, identifica problemas crônicos do tribunal, organiza um grupo de trabalho e, por meio da cultura de gestão de dados, soluciona o impasse. “Hoje, todo o serviço público experimenta da escassez de pessoal. A Equipe de Gestão de Dados foi uma solução que nos permitiu uma série de avanços impensáveis quatro anos atrás”, explica Gisele Fessore, subsecretária de Comunicação, Conhecimento e Inovação da Justiça Federal paulista.

Entre os projetos iniciados pela EGD muitos originaram relatórios gerenciais acessíveis on-line, como: histórico de despesas com água e luz; acompanhamento das licitações e contratos; perfil dos servidores e magistrados; e métricas das contadorias judiciais. Para o segundo semestre deste ano, a equipe já planeja oferecer uma capacitação em gestão de dados.

A EGD funciona com equipes rotativas, determinadas a partir do projeto em que estão trabalhando. “A motivação de servidores junto aos projetos levou agilidade ao serviço público”, destaca Gisele. E, além de resolver problemas relacionados ao tribunal, a iniciativa foi determinante para motivar servidores e servidoras. Com o grupo, pessoas ligadas às áreas da medicina, tecnologia ou meio ambiente, por exemplo, que não necessariamente trabalham com esses temas no órgão, aplicaram seus conhecimentos em projetos que levaram a melhorias para a administração.

O projeto foi reconhecido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) como uma das boas práticas realizadas pelos tribunais do Brasil. Atualmente, são mais de 30 reconhecidas no Portal de Boas Práticas e que visam a desburocratização, melhor gestão, preocupação com o meio ambiente, entre outros focos.

Participativo

Um dos responsáveis pela formação do grupo é o juiz federal Caio Moisés de Lima. Na época vice-diretor do Foro paulista, ele explica que o desafio da gestão administrativa da Justiça de São Paulo estava ligado à gestão de dados. “Eram mais de 40 subseções jurídicas e cerca de 55 prédios. Se a gente precisasse de qualquer informação, era necessário levantar em documentos antigos, planilhas desatualizadas, … E tinha informação que nem existia.”

Foi feita uma consulta junto aos mais de 400 profissionais do Judiciário paulista para mapear os principais problemas que precisariam ser resolvidos. “Depois de mais de três meses de reuniões, nós chegamos à conclusão de que precisávamos criar um grupo de gestão de dados”, lembra. “Na época os servidores falavam que a falta de uma operação organizada gerava trabalho a mais e de forma desnecessária.”

Para abordar diferentes temas, os projetos contam com equipes rotativas, mas Gisele e Caio Moisés sempre coordenam o grupo. Além deles, as equipes contam com profissionais de tecnologia, que já executam o projeto. Por se tratar de um grupo de trabalho voluntário, alguns cuidados são apontados pelo Tribunal como necessários:

É preciso determinar regras claras quanto ao papel de cada voluntário. Como todos os servidores e servidoras tem seus trabalhos originais, a EGD não pode concorrer com esse papel;
É importante estar claro quem coordena do projeto;
Também deve ser claro qual método será usado pelo grupo e quais são as questões estruturais e administrativas abordadas no projeto;
Mesmo que voluntário, os profissionais devem saber que os trabalhos do grupo exigem dedicação;
A entrada e saída do grupo deve ser feita de forma descomplicada;
É importante que existam pessoas fixas na equipe, que funcionam como âncoras para os demais.

Curto prazo

Em 2018, quando aplicado pela primeira vez em São Paulo, o projeto mostrou resultado rapidamente. Quando comparado com o período anterior, constatou-se que a recuperação de dados era truculenta, desorganizada e passava desconfiança. “Tinham informações em arquivo de texto, outras em tabelas, outras era preciso levantar de acordo com as demandas. Com a equipe de gestão nós organizamos a relação do tribunal com os dados”, lembra Gisele.

Os dois primeiros painéis desenvolvidos pela EGD foram relacionados à despesa de água e energia dos prédios e o perfil dos servidores e servidoras da Justiça Federal paulista. “Eu não consigo não relacionar os primeiros resultados à organização da esfera administrativa”, diz Gisele.

Longo prazo

A longo prazo, a instituição da EGD aponta diminuição da carga de trabalho e economia financeira. O juiz Caio Moisés atribui a evolução do projeto a própria equipe, que seguiu ao longo dos anos se aperfeiçoando e capacitando. “Em 2019, desenvolvemos um projeto de ferramenta de controle de licitação de contratos. Era uma planilha que acompanhava em tempo real as licitações – e em que pé elas estavam.”

Com o desenvolvimento da EGD, Moisés afirma que houve uma diminuição de atividades desnecessárias e repetitivas no tribunal. “Hoje nós temos um projeto que economizou mais de 100 horas de trabalho dos nossos servidores.”

O juiz explica que a equipe pode ser uma solução para outros tribunais. “O projeto não exigiu investimento financeiro e trouxe um retorno muito positivo para nós. No caso da EGD, o importante não é a tecnologia por trás, mas sim a gestão da equipe”, afirmou. Outros tribunais que quiserem conhecer mais sobre a prática, pode entrar em contato pelo e-mail: admsp-ucin@trf3.jus.br.

Moysés já traçou uma meta ambiciosa para o futuro. “A gente quer saber quanto custa para os cofres públicos um processo. Isso está muito interligado à organização predial do tribunal, projeto já feito por nós, mas que durante a pandemia ficou um pouco mais complicado executar.”

Experiência

Um dos participantes mais antigos da equipe é Cesar Soares, de 51 anos. Analista judiciário com especialidade em Odontologia, Cesar usou seu trabalho para comandar projeto do qual tem muito orgulho. “Nós fizemos um painel de saúde do servidor que adicionou muito na vida das pessoas.”

Para o trabalho na EGD, Cesar juntou sua especialidade com os ensinamentos e as formações que recebeu. “O que mais me acrescenta ao participar da equipe é a possibilidade de compartilhar conhecimento. Sem dúvidas atuar na gestão de dados me acrescentou muito profissionalmente. Hoje o órgão é bem mais estruturado e eficiente em sua administração.”