No ano de 2024, a Divisão de Arquivo do Fórum Desembargador Sarney Costa (Calhau) doou, para a Cooperativa de Reciclagem de São Luís (COOPRESEL), papel referente a seis mil processos físicos sem necessidade de guarda permanente. A medida beneficiou famílias de 28 cooperados agentes ambientais que vivem exclusivamente da coleta e venda dos resíduos sólidos recicláveis e a quantidade de papel doado correspondeu cerca de 3 mil quilos.
Segundo dados da Divisão de Arquivo do Fórum de São Luís, desde 2019, quando o Tribunal de Justiça do Maranhão (TJMA) firmou termo de cooperação técnica com a COOPRESEL, já foram doadas mais de 10 toneladas de papel, equivalentes a 128.050 processos físicos, por meio de 34 editais de eliminação. A eliminação de papel no Fórum de São Luís é um indicador de sustentabilidade na gestão de resíduos e faz parte do balanço de sustentabilidade do Poder Judiciário.
Além da parceria com a COOPRESEL, durante 2024, a Divisão de Arquivo realizou 2.067 atendimentos ao público, entre presenciais e virtuais; digitalizou 18.905 processos; analisou 7.570 processos de guarda permanente (documentos essenciais à preservação); descartou 3.087 caixas de processos, liberando espaço físico no setor e eliminou 23 mil processos físicos, um aumento de 9% em relação a 2023.
A chefE da Divisão, Patrícia Santiago, afirma que as ações de reestruturação e organização de acervo documental realizadas pela unidade em 2024 e outras iniciativas, como, por exemplo, a capacitação da equipe, integram o Plano de Reorganização do Acervo de Processos Judiciais e de Documentos Administrativos, em desenvolvimento no setor. O Plano objetiva melhorar as rotinas, os procedimentos e a infraestrutura para promover excelência na gestão documental e foi elaborado para ser executado em diversas etapas.
De acordo com Patrícia Santiago, em 2024, um dos produtos elaborados dentro do Plano foi o guia prático “Gestão e Procedimentos: Manual da Divisão de Arquivo do Fórum Desembargador Sarney Costa”, que foi distribuído em formato digital para os servidores e servidoras da unidade.
A Divisão de Arquivo do Fórum de São Luís é responsável pela gestão documental, guarda e descarte de processos judiciais físicos arquivados de 63 unidades judiciais do Fórum e de documentos de sete unidades administrativas. O setor também disponibiliza à comunidade em geral, unidades judiciais de todo o estado, Ministério Público e Defensoria Pública, entre outros órgãos e entidades, o acesso a processos e documentos para consultas e cópias. A unidade conta com 14 servidores e servidoras.
Atualmente existem nos três acervos do Arquivo, onde os processos são organizados por unidades, 46 mil caixas de processos, contendo cerca de 414 mil processos judiciais, além de processos de guarda permanente, guarda temporária e guarda amostral das respectivas unidades.
O contato com o setor, que funciona no subsolo 2 do Fórum de São Luís (Calhau), pode ser feito pelo e-mail arquivo_cgj@tjma.jus.br e pelos telefones (98) 2055-2916/2917/2919/2719/2720. O atendimento presencial é de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h.
Consulta de processos – De acordo com a Lei Estadual de Custas (12.193/2023), que regulamenta as custas judiciais sobre os serviços públicos de natureza forense, a busca de processo físico no Arquivo do Fórum de São Luís tem um custo de R$ 30,79. Para a solicitação do serviço no setor, o usuário ou usuária deve fazer o pagamento das custas no site do Tribunal de Justiça do Maranhão (www.tjma.jus.br)
O interessado ou interessada ao acessar o site www.tjma.jus.br, deve selecionar o link “gerador de custas”, logo após será direcionado para outra tela e terá que clicar em “custas judiciais” e selecionar o link “atos diversos”. Já na tela posterior, o usuário ou usuária deve selecionar novamente a aba “atos diversos”, depois acessar a opção “busca de processo físico em arquivo judicial”, logo após será direcionado para o link “calcular”, em seguida “gerar guia” e preencher com as informações solicitadas.
Depois do pagamento da guia de arrecadação, o interessado ou interessada deve se dirigir ao Arquivo do Fórum de São Luís e solicitar a consulta processual.
